HubSpot CRM: all-in-one gratuito — análise para iniciantes
Especialista em CRM · 15 de janeiro de 2026 · Análises de CRM
HubSpot CRM é um CRM em nuvem all-in-one que combina gestão de vendas com ferramentas de marketing e suporte. O principal diferencial é o plano gratuito robusto (funil, contatos, email, formulários, chat) com localização completa em português e possibilidade de escalar para uma plataforma completa conforme o negócio cresce.
Melhor para: empresas que precisam de um CRM gratuito com recursos amplos (leads + negócios + marketing) e suporte no idioma local.
Não é a melhor escolha se: WhatsApp integrado ou ligações são críticos — esses canais só estão disponíveis via integrações ou planos pagos.
Fatos rápidos
Notas do CRM
Para quem é e para quem não é
✅ Indicado se:
- • Quer começar grátis com usuários ilimitados
- • Os canais principais são email e formulários web (leads do site)
- • Quer unificar vendas, marketing e suporte em uma só plataforma
- • Valoriza interface moderna e documentação de qualidade em português
- • Está disposto a investir em módulos pagos conforme o negócio cresce
❌ Não é indicado se:
- • WhatsApp ou telefonia são o canal principal
- • Orçamento é muito restrito (upgrade é caro)
- • Precisa de automação avançada desde o dia 1 (workflows não existem no free)
- • Procura algo simples apenas para ligações e lembretes
Plano básico de implementação
Dia 1: O cadastro leva ~2 minutos (apenas email, nome e empresa) — não precisa de cartão. A interface já vem em português. Configure o funil de vendas: o sistema já traz um pipeline com etapas, e você renomeia para o seu processo (“Novo Lead”, “Em Progresso”, “Ganhou”). Conecte Gmail/Outlook. No fim do dia, já existem negócios de teste no CRM.
Dias 2–3: Importe sua base de contatos via CSV — o assistente de importação mapeia colunas automaticamente. Teste o fluxo: envie um email pelo CRM → a resposta do cliente entra na ficha do contato. Crie 3 modelos de email. Convide colegas (no plano gratuito não há limite de usuários).
Dias 4–5: Treine a equipe: criar negócio, mover etapas, criar tarefa. Os primeiros leads reais entram no sistema. Configure o widget de chat no site. Explore os relatórios padrão no dashboard.
Dias 6–7: Tente automações e descubra que workflows não estão disponíveis no plano gratuito. Ative o trial de 14 dias do Marketing Hub para testar envios e automações. Surge a questão do WhatsApp — clientes escrevem por lá e o CRM não captura. Você decide se mantém o WhatsApp separado ou pesquisa integrações.
Teste de 60 minutos
Testamos as ações principais no HubSpot CRM no plano gratuito (janeiro 2026). Abaixo está o que fizemos e quanto tempo levou.
Cronometragem do teste:
| Passo | Ação | Tempo esperado | Tempo real |
|---|---|---|---|
| 1 | Criar/configurar funil (5–6 etapas) | 5–10 min | 10 min |
| 2 | Adicionar leads + importar CSV | 10–15 min | 15 min |
| 3 | Atribuir responsável, criar tarefa | 5 min | 3 min |
| 4 | Conectar canal (email) | 10–20 min | 5 min |
| 5 | Criar automação simples | 10–15 min | Não realizado no free |
| 6 | Montar relatório básico | 5–10 min | 5 min |
Total: ~38 minutos até ter o CRM funcionando (sem automações).
Abaixo — detalhes por cenário:
Cenário 1: Configurar funil (10 min)
- Vá em Settings → Objects → Deals → Pipelines.
- Escolha a “Sales Pipeline” existente — renomear etapas é simples: clique no nome e edite.
- Adicione etapas faltantes (“Contato feito”, “Proposta comercial”) — no free, o máximo é 10 estágios.
- Configure a probabilidade de fechamento por etapa (opcional).
- Salve — o funil atualiza imediatamente.
Importante: no plano gratuito não é possível criar uma segunda pipeline — precisa do Sales Hub Starter.
Cenário 2: Adicionar leads e importar (15 min)
- Manualmente: botão “Create Contact” → preencha nome, email, telefone. ~30 segundos por contato.
- Importação: Contacts → Import → faça upload do CSV.
- O assistente sugere o mapeamento — a maioria dos campos é reconhecida automaticamente.
- O HubSpot trata duplicatas: se já existir contato com o mesmo email, ele atualiza o registro.
Resultado: 100 contatos importados em poucos minutos, sem duplicar.
Cenário 3: Tarefas e responsáveis (3 min)
- Abra uma negociação → clique em “Create Task”.
- Defina o título (“Ligar para conhecer”) e o prazo.
- A tarefa aparece na área Tasks e no seu painel.
Observação: não existe um campo específico de “próximo passo”; essa lógica fica nas tarefas. É preciso disciplina para sempre criar a próxima tarefa após concluir a anterior.
Cenário 4: Conectar email (5 min)
- Settings → Integrations → Email Integrations → escolha Gmail ou Outlook.
- OAuth em cerca de 1 minuto.
- Abra o contato → “Send Email” → o email sai do seu endereço e fica registrado no CRM.
- A resposta do cliente aparece no timeline em 1–2 minutos.
Resultado: histórico de emails registrado automaticamente.
Cenário 5: Automação (não disponível no free)
- Vá em Automation → Workflows.
- O sistema mostra a página de upgrade: workflows só a partir de Sales/Marketing Hub Starter.
Alternativa: use o Zapier gratuito e crie um Zap “Novo contato no HubSpot → Criar tarefa no HubSpot”. É um quebra-galho, mas exige ferramenta externa.
Com o trial: durante os 14 dias, criar um workflow leva ~10 minutos. O construtor é visual e fácil de usar.
Cenário 6: Relatório básico (5 min)
- Reports → Dashboards — abra o Sales Dashboard padrão.
- Os widgets já vêm prontos: “Negócios por etapa”, “Ganhos/Perdidos”, “Top vendedores”.
- Adicione filtro por data para acompanhar novos leads.
Limitação: métricas personalizadas (SLA, conversão detalhada) exigem planos pagos ou exportação para Excel.
Armadilhas e pontos não óbvios
O que atrasou ou confundiu durante o teste:
Automações indisponíveis no plano gratuito
Tentar criar o gatilho “quando o lead é criado → criar tarefa” leva direto para a página de upgrade. É a principal limitação para equipes que querem automatizar rotina sem pagar.
WhatsApp exige plano caro
Em Conversations → Inboxes → Connect Channel existe a opção WhatsApp, mas o acesso requer Marketing ou Service Hub Professional (~$500+/mês). Alternativa: integradores externos (Twilio, Ulgebra), mas levam ~30 minutos para configurar e pedem conhecimento técnico.
Telefonia desativada para o Brasil
Desde novembro de 2024 o HubSpot desativou ligações com números +55 por exigência da Anatel. É preciso integrar uma PABX/telefonia externa (Nvoip, 3CX, Zenvia) via marketplace ou Zapier. De fábrica, as chamadas não funcionam.
Apenas um funil no free
Criar uma segunda pipeline (ex: funil para parceiros) não é possível — é preciso Sales Hub Starter. Para a maioria dos iniciantes, um funil costuma bastar.
Branding HubSpot em tudo
Formulários, chat e emails mostram o logo HubSpot. Para remover, só com planos pagos.
Salvamento automático não funciona
Textos digitados em comentários podem ser perdidos se você não clicar em “Save”. Sempre salve manualmente.
Limites encontrados no teste
O que funcionou no plano gratuito:
- Usuários ilimitados
- Até 1 milhão de contatos
- 1 funil de vendas
- Integração de email com rastreamento de abertura
- Chat no site (com branding HubSpot)
- Formulários de captura (com branding)
- Relatórios e dashboards básicos
- 5 modelos de documentos
Onde encontramos limitações:
- Workflows/automações: indisponíveis no free
- Funis adicionais: exigem Sales Hub Starter
- Integração WhatsApp: exige Professional ($500+/mês)
- Telefonia: desativada para +55, requer provedor externo
- Relatórios personalizados: limitados; completos só no Professional
- Ligações a partir do CRM: 15 min/mês, sem chamadas recebidas
Custos externos não incluídos na assinatura:
- Provedor de telefonia (Nvoip, Zenvia, 3CX)
- WhatsApp Business API via Twilio (~$15–50/mês + mensagens)
- Integradores de WhatsApp (Ulgebra, WhatsHub — $50–200/mês)
- Apps premium do marketplace
Funcionalidade-chave: plano all-in-one gratuito
A principal vantagem do HubSpot é o plano gratuito mais generoso do mercado de CRM.
O que está incluído gratuitamente
- Usuários ilimitados — toda a equipe trabalha sem custo extra
- Até 1 milhão de contatos — capacidade de sobra para crescer
- Funil completo de vendas — negócios, etapas e cards
- Integração de email — envio pelo CRM, rastreamento de abertura e cliques
- Chat no site — widget básico para conversar com visitantes
- Formulários de captura — embed de forms para geração de leads
- Relatórios básicos — dashboards padrão com métricas principais
- Localização completa — interface, base de conhecimento e suporte em português
Workflow completo no plano gratuito
Simulamos um processo típico de venda:
- Visitante preenche um formulário no site → o contato é criado automaticamente no HubSpot.
- O vendedor vê o novo contato na lista e no dashboard.
- Abre a ficha → vê dados do formulário e a origem do lead.
- Cria uma negociação → vincula ao contato e escolhe a etapa do funil.
- Envia um email direto do CRM → usa um modelo pronto.
- O cliente responde → a resposta entra automaticamente no timeline.
- O vendedor cria uma tarefa “Ligar amanhã” → recebe lembrete.
- Move a negociação pelas etapas → relatórios atualizam em tempo real.
O que o vendedor vê
- Lista de negociações em formato kanban (arrastar e soltar)
- Ficha do contato com histórico completo de comunicação
- Tarefas com prazos e tipos (ligação, email, reunião)
- Modelos de email em um clique
- Calendário para planejar reuniões
O que o gestor vê
- Dashboard com funil e valor total por etapa
- Lista de negociações sem tarefas ativas
- Atividade da equipe (emails, tarefas, negócios)
- Previsão de vendas baseada em probabilidades
Por que isso importa
A maioria dos CRMs limita o plano gratuito a 2–3 usuários ou corta funcionalidades até ficar inútil. O HubSpot entrega o suficiente para realmente trabalhar: gerir clientes, enviar emails e gerar relatórios. Isso permite testar a ferramenta com dados reais sem risco financeiro e decidir se ela serve para a equipe.
Limitações
- Branding HubSpot em todos os elementos públicos
- Sem automações (workflows)
- Apenas um funil
- WhatsApp e telefonia exigem planos pagos ou integrações
O que mais importa na escolha
Ecossistema e escalabilidade
O HubSpot tem um marketplace com 1000+ integrações. Dá para começar com CRM gratuito e depois ativar módulos pagos conforme a necessidade:
- Marketing Hub — email marketing, landing pages, automação
- Sales Hub — sequences, ligações, workflows avançados
- Service Hub — tickets, base de conhecimento, pesquisas
Não é preciso pagar por tudo de uma vez — você escolhe apenas o que precisa.
Interface e localização
A plataforma é totalmente traduzida para português (Brasil), inclusive base de conhecimento e suporte. Usuários relatam “interface mais clara” quando comparada a concorrentes. A HubSpot Academy oferece cursos gratuitos, alguns em português.
Suporte
Suporte de qualidade com chat, email e base de conhecimento. Nos planos pagos há suporte prioritário. No plano gratuito, o acesso é principalmente self-service (documentação e comunidade).
Validação por avaliações de usuários
Analisamos avaliações de 2023–2025 em G2, Capterra e fóruns especializados.
O que elogiam
Ótima opção para começar de graça
“No plano gratuito tem tudo o que é necessário no início.” — G2, 2024
Interface moderna e fácil de usar
“O funcional é parecido com o dos concorrentes, mas a interface é mais clara.” — Capterra, 2024
Funcionalidade ampla em um só lugar
“HubSpot é um CRM universal que cobre todo o funil do lead ao fechamento.” — G2, 2024
Suporte e treinamento fortes
“O suporte é excelente. A HubSpot Academy é um recurso gratuito ótimo.” — Capterra, 2025
O que criticam
Limitações em canais locais
“Falta integração com mensageiros. WhatsApp só via serviços externos.” — G2, 2024
Upgrade caro
“Não usamos todas as funções, mas o preço é alto quando decide fazer upgrade.” — Capterra, 2024
Detalhes técnicos
“O salvamento automático não funciona — dá para perder texto.” — G2, 2024
Comparação com nosso teste
| Aspecto | O que dizem os usuários | O que vimos no teste |
|---|---|---|
| Plano gratuito | Generoso, dá para começar | Confirmado — dá para trabalhar sem pagar |
| Interface | Intuitiva e clara | Confirmado — dominamos em 10 minutos |
| Só via integrações | Confirmado — precisa Professional ou Twilio | |
| Preço | Alto no upgrade | Confirmado — Professional a partir de $500/mês |
| Autosave | Não funciona | Confirmado — precisa salvar manualmente |
Conclusão: as avaliações refletem bem a realidade. O plano gratuito é realmente forte e a interface é simples. Os planos pagos são caros e WhatsApp é um ponto fraco — planeje orçamento com antecedência.
Plano passo a passo de implementação
Passo 1. Cadastro e configuração básica (Dia 1)
- Cadastre-se em br.hubspot.com — gratuito, sem cartão.
- Ajuste o idioma para português nas configurações do perfil.
- Preencha o perfil da empresa (nome, setor, tamanho).
- Conecte o email corporativo (Gmail/Outlook) para sincronizar mensagens.
Passo 2. Configurar o funil (Dia 1–2)
- Vá em Settings → Objects → Deals → Pipelines.
- Edite o funil padrão — renomeie etapas para seu processo.
- Adicione 5–6 etapas, conforme seu ciclo de vendas.
- Ajuste as probabilidades para previsão.
- Defina moeda (BRL) e fuso horário.
Passo 3. Conectar o canal principal (Dia 2)
Integre Gmail/Outlook para enviar emails pelo CRM e registrar a conversa. Se ligações são prioridade, conecte um provedor via marketplace. Para WhatsApp, é preciso Integration App ou plano Professional.
Passo 4. Importar dados (Dia 2–3)
- Prepare o CSV com contatos (nome, email, telefone, empresa).
- Contacts → Import — envie o arquivo.
- Revise o mapeamento dos campos e inicie a importação.
- Confira o relatório de duplicatas.
- Atribua proprietários aos contatos.
Passo 5. Configurar a ficha do lead (Dia 3)
Defina o conjunto mínimo de campos por lead:
- Nome, telefone, email
- Origem (de onde veio)
- Responsável
- Observações
Crie campos personalizados em Settings → Properties, se necessário.
Passo 6. Criar modelos (Dia 3–4)
- Vá em Conversations → Templates.
- Crie 3 modelos básicos:
- Email de boas-vindas
- Proposta comercial
- Follow-up pós-ligação
- Configure personalização (nome do contato, empresa).
Passo 7. Treinar a equipe (Dia 4–5)
- Convide colegas no CRM (Settings → Users).
- Faça um demo de 30 minutos: criar negociação, tarefa, enviar email.
- Faça o curso gratuito da HubSpot Academy com o time.
- Defina regras:
- Todo lead deve ter uma tarefa de “próximo passo”
- Toda comunicação deve estar registrada no CRM
- Revisar novos leads e tarefas vencidas diariamente
Passo 8. Configurar relatórios (Dia 5–6)
- Abra Reports → Dashboards.
- Adicione widgets:
- Novos leads na semana
- Negócios por etapa
- Atividade da equipe
- Configure filtros por data e responsável.
Passo 9. Entrada em produção (Dia 7)
- Migre as negociações reais do Excel/planilhas para o HubSpot.
- Comece a operar com novos leads no CRM.
- Se precisar de automações, ative o trial de 14 dias do módulo pago.
- Recolha feedback do time após uma semana.
Preço e limitações
Plano gratuito (para sempre):
- Usuários ilimitados e até 1 milhão de contatos
- 1 funil, relatórios básicos, rastreamento de email
- Branding HubSpot em formulários e chats
- Sem workflows/automações
Starter (a partir de $20/mês):
- Remove o branding HubSpot
- 2 usuários pagos
- Workflows básicos
- Até 1000 contatos de marketing
Professional (a partir de $500/mês):
- Integração WhatsApp
- Workflows completos e sequences
- Relatórios personalizados
- 5 usuários pagos
- Até 2000 contatos de marketing
Pontos importantes:
- Marketing, Sales e Service Hub são produtos separados
- O preço aumenta com usuários adicionais
- Contatos de marketing são cobrados separadamente
- Pagamento anual costuma sair mais barato, mas exige compromisso
Veredito final
HubSpot CRM é a melhor escolha para quem está começando ou para pequenas empresas com planos de crescimento que querem organizar leads e negociações rápido. O sistema funciona como um Inbox único para leads do site, email e Facebook Messenger. Dá para começar grátis com a equipe inteira e depois ativar marketing e suporte conforme a necessidade.
Vale a pena se:
- Quer começar grátis sem limitar usuários
- Vende via email e formulários web
- Quer unificar vendas, marketing e suporte
- Valoriza interface moderna e localização em português
Não vale a pena se:
- O canal principal é WhatsApp ou telefonia (vai exigir custo extra e integrações)
- O orçamento é muito apertado e não pretende investir depois
- Precisa de automações desde o dia 1 sem pagar
Teste realizado em janeiro de 2026, plano gratuito + trial do Marketing Hub Professional, versão web. Preços e funcionalidades podem mudar.